Prawidłowe prowadzenie dokumentacji kadrowej to obowiązek każdego przedsiębiorcy zatrudniającego pracowników. Ponadto dokumentacja kadrowa musi być prowadzona zgodnie z obowiązującym prawem, które reguluje sposób przechowywania oraz zarządzania informacjami osobowymi pracowników. Z tego powodu warto znać najważniejsze informacje dotyczące prowadzenia prawidłowej dokumentacji kadrowej.
Informacje, do których ma prawo pracodawca
Przedsiębiorstwo chcące zatrudnić nowego pracownika ma prawo żądać od niego podania kilku podstawowych informacji. Ponieważ dokumenty kadrowe pracownika są niezbędne podczas legalnego zatrudnienia, pracodawca zgodnie z art. 221 Kodeksu Pracy ma prawo uzyskać informacje pracownika, takie jak:
imię lub imiona i nazwisko,
imiona rodziców,
data urodzenia,
adres zamieszkania – do korespondencji,
wykształcenie,
informacje o przebiegu dotychczasowego zatrudnienia,
numer PESEL.
Dodatkowo w przypadku, gdy pracownik chce korzystać ze szczególnych uprawnień zawartych w prawie pracy, musi podać również imiona, nazwiska oraz daty urodzenia dzieci. Jeśli pracodawca potrzebuje innych danych niż te, które określa art. 221 Kodeksu Pracy, to musi mieć zgodę kandydata na dane stanowisko na przetwarzanie danych osobowych. Ponieważ dokumenty kadrowe zawierają szczegółowe informacje kandydata, to zgoda na przetwarzanie danych osobowych powinna mieć formę pisemną. Dopiero wtedy pracodawca może domagać się dodatkowych informacji o osobie kandydującej na stanowisko.
Jak wyglądają dokumenty kadrowe?
Dokumenty kadrowe to nic innego jak akta osobowe danego pracownika. Każdy pracownik zgodnie z prawem musi posiadać odrębne akta, które składają się z trzech części. Część pierwsza – A zawiera dokumenty pracownika związane z procesem ubiegania się o konkretne stanowisko. W kolejnej części – B, znajdują się dokumenty, które dotyczą nawiązania i trwania stosunku pracy, a w części C są dokumenty dotyczące ustania stosunku pracy. Jak się okazuje, najwięcej nieprawidłowości podczas kontroli ujawnia się w części B. Dlatego też należy zwrócić uwagę, czy tej części akt osobowych znajdują się dokumenty takie jak:
wstępne lub okresowe badania BHP,
okresowe i kontrolne badania lekarskie,
informacje, jakie otrzymał pracownik o warunkach zatrudnienia,
zmiany w warunkach umowy o pracę.
Dokumenty pracownika muszą być odpowiednio ułożone oraz ponumerowane. Ponadto każde akta osobowe powinny posiadać wykaz dokumentów, które się w nich znajdują.
Co jeszcze warto wiedzieć o dokumentach kadrowych?
Istotną kwestią jest to, że w aktach osobowych nie powinny znaleźć się oryginały dokumentów dostarczonych przez pracownika. Pracodawca może mieć tylko wgląd w oryginały dokumentów. Jedynie kopie dokumentów pracownika mogą zostać dołączone do akt osobowych. Jednak, aby pracodawca miał pewność co do autentyczności dostarczonych przez pracownika dokumentów, może prosić o poświadczenie zgodności z oryginałem. Ponadto pracownik po złożeniu odpowiedniego wniosku ma prawo wglądu w swoje akta osobowe, a pracodawca nie może utrudniać tej kwestii.
Warto również być świadomym, że brak lub błędnie prowadzone dokumenty kadrowe mogą wiązać się z poniesieniem kary grzywny nawet do 30 000zł. Grzywna może zostać również nałożona w przypadku, gdy dokumenty kadrowe nie są odpowiednio przechowywane, a dane wrażliwe w nich zawarte nie są zabezpieczone przed wglądem osób niepowołanych.
