Jak działa elektroniczna archiwizacja dokumentów?
Nowoczesny system archiwizacji pozwala na przechowywanie różnorodnych dokumentów. Mogą być to pliki tekstowe, ale również materiały graficzne i inne. Można je w dowolnym momencie odtworzyć oraz edytować. Archiwizacja elektroniczna polega na automatycznym zapisie wybranych dokumentów w systemie komputerowym. Oznacza to, że nie trzeba ich przechowywać w formie papierowej. Dodatkowo dokumentacji nie da się usunąć przed minięciem terminu określonego przez przepisy prawne. Dokumentacja może być archiwizowana w formacie PDF, TIFF lub innych, powszechnie dostępnych. System elektroniczny przypisuje dokumenty do danej teczki, zgodnie z terminem sporządzenia lub rodzajem pisma.
Więcej miejsca w biurze
Rezygnacja z papieru pozwala na znaczne zaoszczędzenie miejsca w biurze i całej firmie. Dokumenty można skanować, ale też wiele firm oferuje możliwość archiwizacji dokumentów papierowych. Warto zastanowić się nad odciążeniem własnego biura i zdecydowanie się na outsourcing wraz z przechowywaniem i archiwizacją dokumentów.
Sprawna i wydajna praca
Wszyscy dziś doceniamy szybkość działania i wygodę. Większość osób posługuje się dziś urządzeniami elektrycznymi, korzysta z Internetu. Wysyłanie dokumentów i wiadomości droga emaliową jest dziś popularne i bardzo pożądane. Posiadając dokumenty na mailu możemy odnaleźć je dosłownie w kilka sekund. Nie trzeba przeszukiwać segregatorów, zastanawiać się, gdzie dany dokument może się znajdować. Przesyłanie dokumentów również jest znacznie łatwiejsze i oczywiście tańsze niż w sytuacji, kiedy mamy do czynienia z tradycyjnym papierem.
Maksymalne bezpieczeństwo
Firmy zajmujące się archiwizacją dokumentów dbają o to, aby wrażliwe dane były bezpieczne. Zapewniają także najwyższe standardy tajności dokumentów – nie tylko podczas ich archiwizacji, ale na każdym etapie, a więc podczas porządkowania dokumentów, ich ewidencji, czy w trakcie ich niszczenia na życzenie klienta. Wybierając firmę zajmującą się dokumentami, warto bardzo dokładnie sprawdzić, w jakich warunkach dokumenty będą przechowywane: teren, sam budynek, zabezpieczenia, systemy oznaczeń oraz systemy archiwizacji online. Warto także pamiętać, że osoby pracujące w e kadrach są profesjonalistami, których obowiązuje przestrzeganie tajemnicy biznesowej.
Cięcie kosztów
Gromadzenie dokumentów, drukowanie ich i przechowywanie w biurze to spore koszty. Często nie zdajemy sobie sprawy, jak wiele wydajemy właśnie na dokumenty. Sprzęt drukujący oraz potrzebne do niego akcesoria, np. tusze, zakup ryz papieru, półek na dokumenty, spinaczy, segregatorów, koszulek, teczek. Wszystko to kosztuje. Decydując się na digitalizacje dokumentów, koszty ulegają znacznemu zmniejszeniu.
Szukasz profesjonalnej firmy zajmującej się archiwizacją dokumentów? Sprawdź ofertę Pika.pl.