Czy można zmienić biuro rachunkowe w trakcie roku?
Zmiana biura rachunkowego może nastąpić w dowolnym momencie roku. Przedsiębiorca powinien przede wszystkim sprawdzić okres wypowiedzenia zapisany w dotychczasowej umowie oraz uzgodnić dzień, od którego obsługę przejmie nowe biuro.
W praktyce wygodnym momentem jest początek miesiąca. Pozwala to jasno ustalić, które biuro odpowiada za zamknięcie poprzedniego okresu, a które księguje dokumenty od kolejnego. Sama data rozpoczęcia nowej umowy jednak nie wystarczy.
Trzeba ustalić między innymi, kto przygotuje ostatni JPK, obliczy zaliczkę na podatek dochodowy, sporządzi deklaracje ZUS za pracowników oraz zajmie się ewentualnymi korektami dokumentów dotyczących wcześniejszych miesięcy.
Zakres przekazywanych danych zależy od formy prowadzonej księgowości i sytuacji firmy. Nowe biuro potrzebuje przede wszystkim dokumentacji pozwalającej odtworzyć dotychczasowe rozliczenia i kontynuować ewidencję od właściwego miejsca.
Przy działalności prowadzącej KPiR lub ewidencję przychodów należy przygotować między innymi:
- dotychczasową KPiR albo ewidencję przychodów,
- rejestry VAT,
- ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
- dokumentację dotyczącą wyposażenia, jeżeli była prowadzona,
- kopie złożonych deklaracji, JPK i ich urzędowych poświadczeń odbioru,
- rozliczenia podatku dochodowego i VAT za dotychczasową część roku,
- dokumenty źródłowe przechowywane przez poprzednie biuro.
Przy pełnej księgowości zakres jest szerszy. Potrzebne będą m.in. plan kont, zestawienia obrotów i sald, rozrachunki z kontrahentami, ewidencja środków trwałych, księga główna i księgi pomocnicze oraz dane potrzebne do zachowania ciągłości zapisów księgowych.
Samo przekazanie pliku PDF z wydrukiem księgi może być niewystarczające do sprawnego przejęcia rozliczeń. Nowe biuro powinno wcześniej ustalić, jakie eksporty danych może otrzymać z programu poprzedniej księgowości i które informacje trzeba będzie wprowadzić do własnego systemu.
Przy przejściu do biura rachunkowego online większość dokumentów można przekazać bez osobistego dostarczania segregatorów. W nowoczesnym biurze księgowym online iKsięgowa klient po zawarciu umowy otrzymuje dostęp do internetowego panelu, a faktury i inne dokumenty może przekazywać elektronicznie, m.in. jako pliki PDF. Biuro przydziela też przedsiębiorcy księgową odpowiedzialną za obsługę jego firmy.
Samo przeniesienie księgowości wymaga jednak tego samego uporządkowania danych co przy współpracy z biurem stacjonarnym. Nowej księgowej trzeba przekazać dotychczasowe ewidencje, rozliczenia podatkowe, dane dotyczące środków trwałych, dokumentację kadrowo-płacową oraz informacje potrzebne do zachowania ciągłości rozliczeń. Przy zmianie w trakcie roku szczególnie istotne są dane narastające od stycznia, ponieważ będą potrzebne m.in. przy późniejszych rozliczeniach rocznych.
Model online upraszcza przede wszystkim późniejszy obieg dokumentów. W przypadku iKsięgowa dokumenty mogą trafiać do biura przez panel, e-mail lub aplikację mobilną, a przedsiębiorca otrzymuje informację o rozliczeniach drogą elektroniczną. Dzięki temu firma z Kutna może korzystać z obsługi księgowej prowadzonej zdalnie, bez uzależniania wyboru biura od jego fizycznej lokalizacji. Przy zmianie usługodawcy najważniejsze pozostaje więc kompletne przekazanie danych i właściwe ustawienie dostępów, natomiast sama codzienna współpraca może później odbywać się już w pełni elektronicznie.
Firma zatrudniająca pracowników ma do przeniesienia również dokumentację kadrowo-płacową. Nowa księgowość powinna otrzymać dane potrzebne do prawidłowego wyliczenia kolejnych wynagrodzeń i składek.
Znaczenie mają m.in. informacje o zawartych umowach, wysokości wynagrodzeń, wykorzystanych urlopach, zwolnieniach, wypłaconych świadczeniach, dotychczasowych podstawach składek oraz rozliczeniach podatkowych pracowników. Przy przejęciu obsługi w środku roku potrzebne są również dane o wynagrodzeniach wypłaconych wcześniej przez tego samego pracodawcę.
Osobną kwestią pozostaje dostęp do eZUS. Przedsiębiorca może udzielić księgowej lub pracownikowi biura pełnomocnictwa na formularzu PEL. Po zakończeniu współpracy warto sprawdzić listę aktywnych pełnomocnictw i odwołać te, które dotyczą osób ze starego biura. Służy do tego formularz PEL-O.
Ma to znaczenie również ze względu na zakres danych dostępnych pełnomocnikowi. W zależności od udzielonych uprawnień może on mieć dostęp do rozliczeń płatnika, korespondencji z ZUS czy informacji dotyczących ubezpieczonych pracowników.
W 2026 roku do listy czynności związanych ze zmianą księgowości doszedł Krajowy System e-Faktur. Jeżeli dotychczasowe biuro otrzymało dostęp do faktur przedsiębiorcy, zakończenie umowy o obsługę księgową samo w sobie nie porządkuje uprawnień w systemie.
Przedsiębiorca powinien więc sprawdzić, jakie uprawnienia zostały wcześniej nadane, odebrać dostęp staremu biuru i przyznać odpowiedni zakres nowemu.
KSeF pozwala rozdzielić uprawnienia. Biuro może przykładowo otrzymać dostęp do przeglądania faktur bez prawa ich wystawiania albo prawo wystawiania dokumentów bez dostępu do pozostałych faktur firmy. Zakres powinien odpowiadać temu, czym faktycznie ma zajmować się księgowość.
Szczególnej uwagi wymaga sytuacja, w której biuro posiadało uprawnienie do zarządzania dostępami i nadawało dalsze uprawnienia swoim pracownikom. Ministerstwo Finansów wskazuje, że odebranie uprawnień osobie, która wcześniej nadawała dostęp innym użytkownikom, nie powoduje automatycznego wygaśnięcia wszystkich nadanych przez nią uprawnień. Przy zakończeniu współpracy warto więc przejrzeć pełną strukturę dostępów, zamiast usuwać tylko jedną osobę lub podmiot.
Biura rachunkowe często działają w imieniu klientów na podstawie różnych pełnomocnictw. Jednym z nich jest UPL-1, które umożliwia wskazanej osobie podpisywanie deklaracji składanych elektronicznie.
Jeżeli osoba ze starego biura posiada takie pełnomocnictwo, przedsiębiorca może je odwołać poprzez OPL-1. Nowej księgowej trzeba z kolei udzielić właściwego pełnomocnictwa, jeśli zgodnie z umową to ona ma podpisywać i wysyłać deklaracje.
Oddzielnym dokumentem jest pełnomocnictwo ogólne PPO-1, obejmujące reprezentację w sprawach podatkowych. Jego odwołanie odbywa się przez OPO-1. PPO-1 i UPL-1 mają różny zakres, dlatego przy zmianie biura warto sprawdzić każdy rodzaj udzielonego wcześniej umocowania.
We wpisie przedsiębiorcy w CEIDG mogą znajdować się dane podmiotu prowadzącego dokumentację rachunkową oraz adres miejsca jej przechowywania. Jeżeli zmiana biura powoduje zmianę tych danych, wpis należy odpowiednio zaktualizować.
Podobna kwestia dotyczy podmiotów wpisanych do KRS, które przekazują część danych uzupełniających urzędowi skarbowemu poprzez NIP-8. W zgłoszeniu znajduje się między innymi adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej.
Warto więc potraktować zmianę księgowości szerzej niż samo wypowiedzenie jednej umowy i podpisanie drugiej. Nowe biuro powinno wiedzieć już na początku współpracy, gdzie znajduje się dokumentacja, jakie pełnomocnictwa posiada oraz od którego dnia przejmuje odpowiedzialność za bieżącą obsługę.
Najpraktyczniejszym rozwiązaniem jest przygotowanie protokołu albo listy przekazanych dokumentów. Pozwala później ustalić, czy nowe biuro otrzymało komplet danych i w jakiej formie zostały one przekazane.
Przed rozpoczęciem współpracy warto uzgodnić co najmniej:
- ostatni okres rozliczany przez poprzednie biuro,
- pierwszy okres rozliczany przez nowe biuro,
- termin przekazania ksiąg i dokumentacji,
- osobę odpowiedzialną za ostatni JPK i deklaracje,
- sposób obsługi korekt dotyczących wcześniejszych miesięcy,
- przekazanie dokumentacji kadrowo-płacowej,
- odebranie starych i nadanie nowych pełnomocnictw,
- uporządkowanie uprawnień w KSeF i eZUS,
- aktualizację danych rejestrowych, jeśli jest wymagana.
Szczególnie ważny jest punkt dotyczący korekt. Błąd w fakturze z maja może zostać wykryty już w październiku, kiedy przedsiębiorcę obsługuje inne biuro. Umowa z nową księgowością powinna określać, czy zajmuje się ona także analizą i korygowaniem okresów prowadzonych wcześniej przez inny podmiot oraz jak takie prace są rozliczane.
Dobrze przeprowadzona zmiana pozwala nowej księgowości rozpocząć pracę od konkretnego dnia z kompletem danych, zamiast przez kolejne tygodnie uzupełniać brakujące dokumenty i ustalać, kto miał zająć się deklaracją za miesiąc przypadający na granicy dwóch umów.
