Jak długo przechowywać dokumenty kadrowe?
Okres przechowywania dokumentów kadrowym jest różny ze względu na ich rodzaj. Akta osobowe pracowników archiwizujemy najdłużej, bo aż 10 lat. Warto jednak dodać, że jeszcze do niedawna okres ten wynosił 50 lat. Teczki pracowników pracodawca ma prawo przechowywać w formie papierowej lub - ponownie od niedawna - elektronicznej.Archiwizacja dokumentów kadrowych innego rodzaju trwa przeważnie 5 lat. Przez taki okres przechowujemy akta związane ze szkoleniami, awansami (lub zmianą stanowiska pracy) oraz podwyżką wynagrodzenia. Więcej na temat tego, czym jest przechowywanie dokumentów, przeczytasz na https://www.ekoakta.pl/uslugi/archiwizacja-dokumentow/.
Podstawowe zasady przechowywania dokumentów pracowniczych
Dokumenty kadrowe zawierają różnego rodzaju dane osobowe, które podlegają ścisłej ochronie prawnej. Dlatego należy przechowywać je w miejscu niedostępnym dla osób postronnych. Dodatkowo Twoim obowiązkiem jest chronić je przed zniszczeniem, degradacją (dotyczy głównie papieru) oraz wyciekiem. Akta osobowe najlepiej archiwizować w specjalnych szafach zamykanych na klucz. Musisz zabezpieczyć je przed wilgocią, kurzem i promieniowaniem słonecznym.Co ważne, pracodawca nie ma prawa zniszczyć dokumentów kadrowych przed upływem terminu przedawnienia, ale jednocześnie nie może przechowywać ich dłużej, niż wynika to z przepisów. Na przykład, jeśli stosunek pracy uległ rozwiązaniu 5 maja 2020 roku, to akta osobowe powinny być archiwizowane do 5 maja 2030 roku, a nie do końca roku 2030. Taka praktyka ma miejsce w wielu firmach, a zgodnie z przepisami jest nieprawidłowa.
Gdzie przechowywać dokumenty kadrowe?
Przechowywanie akt osobowych, głównie ze względu na długi okres, bywa problematyczne. Zgodnie z przepisami archiwum powinno być zlokalizowane w miejscu:• suchym,
• niedostępnym dla osób postronnych,
• zabezpieczonym przed działaniem czynników zewnętrznych, na przykład wody czy ognia.
Obecnie coraz więcej firm korzysta z usługi archiwum zewnętrznego, z którego specyfiką zapoznasz się na https://www.ekoakta.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow-i-akt-archiwum-zewnetrzne/. Jest to rozwiązanie problemu braku miejsca i zasobów do przechowywania akt we własnym zakresie. Co ważne, przepisy dopuszczają powierzenie firmie zewnętrznej dokumentacji zawierającej dane osobowe, choć jest to obwarowane pewnym rygorem prawnym. Dlatego warto skorzystać z pomocy specjalistów, którzy wiedzą, jak powinna wyglądać procedura przejęcia dokumentów z danymi osobowymi. W ten sposób nie tylko zdejmujesz z siebie obowiązek zarządzania nimi, ale też masz pewność, że są przechowywane w odpowiednich, całkowicie bezpiecznych warunkach.
