Schludne biuro wizytówką firmy
Wygląd biura firmy ma zasadnicze znaczenie w prowadzeniu jej działalności. Biuro jest miejscem pierwszego kontaktu z klientem, który wyrabia sobie opinię na temat firmy, z którą planuje współpracę i może się zdarzyć, że niechlujne, zaniedbane biuro zwyczajnie go odstraszy, szczególnie jeżeli firma ta zajmuje się np. produkcją żywności lub kosmetyków.
Obszar działalności jest jednym z czynników decydujących o sprzątaniu biura. Każda firma jest inna, inne jest też usytuowanie jej biura, jego wielkość i liczba pracowników, liczba składanych wizyt – wszystko to składa się na sposób i częstotliwość sprzątania. Nie bez znaczenia jest też stosunek poszczególnych zatrudnionych osób do higieny, o czym nie wszyscy pamiętają.
Troska o pojedyncze stanowisko pracy (pozostawianie dokumentów, akcesoriów i przyborów) jest obowiązkiem pracownika. Natomiast do sprzątania pomieszczeń biurowych na ogół zatrudniana jest firma sprzątająca i jest to rozwiązanie najlepsze z możliwych. W tym aspekcie pracownicy również muszą pamiętać o uprzątaniu biurka po zakończonej pracy; osoba sprzątająca będzie mieć swobodny dostęp do całego blatu.
Jak często sprzątać biuro?
Liczba pomieszczeń, ich powierzchnia i liczba stanowisk pracy to najważniejsze z nich. Zakładając, że w każdym z pomieszczeń znajduje się wykładzina, w oknach zasłony lub żaluzje, meble biurowe i regały na dokumenty, sprzęt komputerowy i urządzenia biurowe – można wstępnie oszacować, jaka powinna być minimalna częstotliwość sprzątania. Należy również wziąć pod uwagę ilość śmieci generowaną przez pracowników: błędne wydruki, niepotrzebne już notatki, zużyte akcesoria biurowe, itp., oczywiście z uwzględnieniem odpowiedniej segregacji.
Sprzątanie codzienne musi obejmować przede wszystkim pomieszczenia sanitarne – toalety, łazienki, kuchnie. Z urządzeń sanitarnych korzysta w ciągu całego dnia wiele osób, więc bez sprzątania z użyciem profesjonalnych środków nie jest możliwe utrzymanie ich w czystości. Zwłaszcza w czasach pandemii niezbędna jest dezynfekcja tam, gdzie nie ma możliwości pracy zdalnej i pracownicy muszą spędzać kilka godzin w biurze. Konieczne jest zadbanie o codzienne dostarczenie papieru toaletowego, ręczników papierowych i uzupełnienie pojemników ze środkami myjącymi i dezynfekującymi. Codziennego sprzątania wymagają też pomieszczenia pracownicze, w których spędzane są przerwy na posiłek, jeżeli odbywa się to poza kuchnią.
Raz w tygodniu (z uwzględnieniem wymienionych czynników) trzeba posprzątać pokoje do pracy, w tym wyczyścić sprzęt komputerowy i urządzenia biurowe, odkurzyć meble i podłogę. Uwaga: czyszczenie (mycie) podłóg zależy również od pogody – niekiedy należy robić to codziennie, jeżeli pada deszcz lub śnieg. Co tydzień opróżnia się większe kosze i niszczarki, zamiata podjazd i parking (codziennie w okresie jesiennym, kiedy spadają liście). Korytarze biurowe odkurza się raz w tygodniu latem i przy suchej pogodzie, jeżeli podłoga jest pokryta wykładziną. Jeżeli nie, należy ją umyć w zależności od potrzeb. Co kilka dni podlewa się rośliny doniczkowe, przeciera parapety i grzejniki.
Dwa lub trzy razy do roku trzeba zlecić mycie okien, gruntowne (maszynowe) czyszczenie podłóg i wykładzin, czyszczenia żaluzji (pranie zasłon), czyszczenie kratek wentylacyjnych i ścian. Firmy sprzątające dysponują profesjonalnym sprzętem i środkami chemicznymi. Idealne do tych prac są urządzenia Numatic, jak odkurzacze piorące, mopy, a w przypadku większego biura – nawet wózki do hotelu. Podczas wykonywania prac porządkowych warto sprawdzić poprawność działania wszelkich instalacji (np. klimatyzacji) i dokonać ich ewentualnej naprawy.
Kalendarz sprzątania, uzgodnienia z firmą sprzątającą
Planując sprzątanie biura należy, w świetle powyższego, dokonać odpowiednich oszacowań i skontaktować się z firmą sprzątającą. Podczas wstępnej wizyty ustali się dni tygodnia i godziny sprzątania oraz zakres działań firmy z podziałem na terminy. Pracownik firmy sprzątającej powinien dokładnie obejrzeć wszystkie pomieszczenia, zrobić zdjęcia i przygotować wstępny kosztorys, który ewentualnie modyfikuje się przy podpisywaniu umowy.
Warto umieścić w umowie klauzulę o możliwości zamówienia sprzątania poza harmonogramem, np. przy okazji imprezy firmowej, spotkania z klientem VIP lub koniecznością doprowadzenia do ładu pomieszczenia po naprawie. Oczywiście niezbędne jest sprecyzowanie kosztów sprzątania ponad standardową umowę.
Należy pamiętać, że ustalenie dokładnych zasad współpracy na samym jej początku jest warunkiem jej powodzenia i obustronnej satysfakcji.
