Czym jest Krajowy System e-Faktur KSeF?
KSeF to krajowy system teleinformatyczny, który służy do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych, a także umożliwia dostęp do faktur ustrukturyzowanych oraz pozwala na oznaczanie faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w KSeF.Ponadto system pozwala analizować i kontrolować prawidłowość danych, które zawierają faktury ustrukturyzowane. Nasuwa się zatem dodatkowe pytanie: czym właściwie jest faktura ustrukturyzowana? Dokładną definicję tego dokumentu znajdziemy w przepisach prawa, a mianowicie w Ustawie z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy i podatku od towarów i usług.
Mówiąc w skrócie – są to faktury elektroniczne, które mają określoną i spójną strukturę. Taka faktura ma format xml, który jest zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP. Dokument wystawia się za pośrednictwem systemu KSeF. Każda faktura wystawiona w ten sposób otrzymuje unikalny numer identyfikujący tę fakturę w tym systemie.
Nad działaniem całego systemu czuwa szef Krajowej Administracji Skarbowej, który jednocześnie administruje przechowywanymi w systemie danymi.
Dla kogo przeznaczony jest system KSeF?
Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy rzeczywiście będą zobligowani do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur ustrukturyzowanych. System ten skierowany jest do:
· Przedsiębiorców, którzy są zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT
· Przedsiębiorców, zwolnionych z podatku VAT
· Podatników, którzy są zobowiązani do szczególnej procedury unijnej OSS w Polsce, a także posiadają polski identyfikator podatkowy NIP.
Wprowadzenie Krajowego systemu e-Faktur dotyczy zatem szerokiego grona podmiotów – przedsiębiorców oraz organów administracji publicznej w Polsce.
Logowanie do Krajowego Systemu e-Faktur – jak zalogować się do KSeF?
Jak wygląda logowanie do KSeF ? Do systemu faktur elektronicznych można się zalogować za pomocą Aplikacji Podatnika. Taka aplikacja umożliwia: wystawianie, odbieranie i przeglądanie e-Faktur, a także zarządzanie uprawnieniami. Z poziomu aplikacji można również sprawdzić status przetworzenia e-faktury oraz pobrać UPO KSeF. Obecnie z aplikacji można korzystać w wersji produkcyjnej oraz w wersji testowej i przedprodukcyjnej.Z systemem teleinformatycznym służącym do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną została zintegrowana również aplikacja e-mikrofirma. Z tejże aplikacji możesz skorzystać za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego. Aby się do niej zalogować, musisz wykorzystać login.gov.pl lub aplikację mObywatel.
Z kolei logowanie do Aplikacji Podatnika wymaga użycia danych uwierzytelniających. Możesz się zalogować na dwa sposoby, a mianowicie:
· Profilem Zaufanym
· Certyfikatem Kwalifikowanym (kwalifikowany podpis elektroniczny lub kwalifikowana pieczęć elektroniczna)
Ponadto podatnik może uzyskać uprawnienia do korzystania z KSeF drogą tradycyjną. Musi wówczas złożyć wniosek do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, który następnie zawiadamia o nadaniu lub odebraniu uprawnień (ZAW-FA) do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
Trzeba pamiętać, że elektroniczna pieczęć kwalifikowana zawierająca NIP umożliwia zdobycie pierwotnych uprawnień do korzystania z systemu. Uprawniony podatnik może z kolei wskazać uprawnioną osobę fizyczną, która będzie korzystać z KSeF w jego imieniu. Czynności tej dokonuje się za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA.
Korekty faktur ustrukturyzowanych
Warto wiedzieć, że system umożliwia wystawienie faktury korygującej. Taka korekta KSeF musi obejmować nową fakturę ustrukturyzowaną (korygującą) wraz z jej numerem oraz numer identyfikacyjny faktury pierwotnej.
Przepisy prawa stanowią, że podatnik zobowiązany jest do wystawienia faktury korygującej zawsze, gdy zauważy jakikolwiek błąd w fakturze pierwotnej. W ten sposób można skorygować takie elementy faktury jak data sprzedaży, oznaczenia FP, TP, GTU czy MMP.
Ponadto w Krajowym Systemie e-Faktur możliwe jest wystawianie korekt faktury in minus, a dodatkowo nie narzuca limitu wystawianych faktur korygujących.
Od kiedy KSeF?
Ministerstwo Finansów podzieliło proces wprowadzania Systemu e-Faktur KSeF na kilka etapów, a mianowicie:· Od października do grudnia 2021 roku – w tym czasie trwał etap pilotażowy, a ponadto nadal można korzystać ze środowiska testowego KSeF.
· Od 1 stycznia 2022 roku – w tym terminie wdrożono KSeF jako dobrowolne rozwiązanie, z którego mogą korzystać uprawnieni podatnicy. Faktury ustrukturyzowane stały się zaś jedną z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji (obok faktur papierowych).
· Od 1 stycznia 2024 roku – jest to termin, kiedy wystawianie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego KSeF stanie się obowiązkowe.