Wzrost liczby inspekcji i ich precyzja wymuszają na firmach znacznie większą dbałość o dokumentację oraz prawidłowość procesów kadrowo-płacowych.
Skuteczność kontroli ZUS – gwałtowny wzrost błędów wykrywanych w firmach
Dane dotyczące nadzoru jednoznacznie wskazują, że liczba kontroli w ostatnich latach dynamicznie rośnie. Po dwóch latach stabilizacji na poziomie około 27 tysięcy inspekcji rocznie, kolejny rok przyniósł skok do ponad 29,5 tysiąca działań kontrolnych. W ciągu pięciu lat tempo wzrostu wyniosło średnio 25 procent rocznie.
Równocześnie znacząco wzrosła skuteczność tych działań. Wykryto ponad 27 tysięcy przypadków naruszeń, niemal trzykrotnie więcej niż cztery lata wcześniej. Jeszcze niedawno nieprawidłowości pojawiały się w około 75 procentach inspekcji, tymczasem obecnie dotyczą ponad 90 procent przypadków. To dowód na to, że system typowania podmiotów do kontroli jest coraz bardziej precyzyjny.
Strategia oparta na analizie ryzyka – fundament nowego podejścia ZUS
Inspekcje nie mają dziś charakteru przypadkowego. Dobór podmiotów odbywa się na podstawie zaawansowanej analizy ryzyka, opartej na danych historycznych i schematach powtarzających się błędów. Inspektorzy wykorzystują modele predykcyjne i narzędzia analityczne, które pozwalają identyfikować przedsiębiorstwa szczególnie narażone na naruszenia przepisów.
Takie podejście znacznie zwiększa celność kontroli. Inspektorzy wchodzą do firm z jasnym profilem obszarów wymagających szczególnej uwagi. Dzięki temu kontrole są bardziej szczegółowe, ale także bardziej efektywne.
Najbardziej kontrolowane branże – edukacja i handel detaliczny
Z danych analitycznych wynika, że szczególnie często inspekcje obejmują sektor edukacyjny i handel detaliczny, z pominięciem sprzedaży pojazdów. Średnia liczba ubezpieczonych przypadających na jednego kontrolowanego pracodawcę wynosiła od 60 do 100 osób, a w ostatnich analizach około 68.
Wyjątek stanowił rok 2021, w którym najwięcej weryfikacji objęło firmy z branży handlu hurtowego i detalicznego. Branże te charakteryzują się wysoką rotacją pracowników i częstym korzystaniem z umów cywilnoprawnych, co zwiększa ryzyko błędów.
Kontrole skierowane głównie do małych przedsiębiorstw
Analiza danych pokazuje, że inspektorzy koncentrują swoje działania na najmniejszych podmiotach gospodarczych. Mikro- i małe przedsiębiorstwa stanowią niemal trzy czwarte wszystkich kontrolowanych firm. Średnie przedsiębiorstwa obejmują około 20 procent inspekcji, natomiast duże – mniej niż 5 procent.
To rozłożenie wynika z faktu, że najmniejsze firmy często nie posiadają rozbudowanych struktur kadrowo-płacowych, co sprzyja popełnianiu błędów i nieścisłości w dokumentacji. Właśnie w tej grupie najczęściej odnotowywane są nieprawidłowości zgłoszeniowe lub dotyczące rozliczeń składkowych.
Skrócenie czasu inspekcji ZUS przy jednoczesnym zwiększeniu szczegółowości
Pomimo zwiększonej liczby kontroli ich czas trwania pozostaje stosunkowo krótki. Obecnie typowa inspekcja trwa około siedmiu dni kalendarzowych. Wyjątkiem pozostaje rok 2020, gdy ograniczenia pandemiczne skróciły ten okres do pięciu dni.
Krótszy czas nie oznacza mniejszej dokładności. Inspektorzy przygotowują się do wizyty, analizując dostępne dane jeszcze przed wejściem do firmy. Pozwala to przyspieszyć proces, a jednocześnie skupić się na najistotniejszych obszarach działalności przedsiębiorstwa.
Nowoczesne techniki weryfikacji – internet i media społecznościowe pod obserwacją
Znaczną zmianą w podejściu do kontroli jest wykorzystywanie informacji pochodzących spoza tradycyjnych baz danych. Inspektorzy analizują ogłoszenia o pracę oraz profile w mediach społecznościowych, aby zestawić je z praktykami stosowanymi w firmach.
Zwraca na to uwagę Anna Szczepska, senior menedżer w dziale outsourcingu Grand Thornton: – ZUS coraz częściej wykorzystuje dane z wielu źródeł – w tym z portali z ofertami pracy czy mediów społecznościowych – by typować podmioty do weryfikacji. Najczęściej kontrolowane obszary to: umowy cywilnoprawne, podróże służbowe, oddelegowania oraz świadczenia pozapłacowe [...] Zmiana strategii ZUS – z kontroli losowych na analityczne i celowane – wymaga od pracodawców znacznie większej dbałości o zgodność procesów kadrowo-płacowych z przepisami. Regularne audyty wewnętrzne stają się kluczowym narzędziem minimalizującym ryzyko korekt, sankcji oraz utraty zaufania ze strony pracowników i współpracowników.
Najczęściej popełniane błędy – powtarzające się naruszenia
Z raportów wynika, że inspektorzy najczęściej stwierdzają błędy dotyczące:
- stosowania umów cywilnoprawnych,
- rozliczeń z tytułu delegacji służbowych,
- oddelegowań krajowych i zagranicznych,
- świadczeń pozapłacowych podlegających oskładkowaniu,
- zgłoszeń i wyrejestrowywania pracowników,
- współpracy z osobami fizycznymi.
Wszystkie te obszary stanowią duże ryzyko dla przedsiębiorców i mogą prowadzić do konieczności przeprowadzenia kosztownych korekt.
Przedsiębiorcy a kontrole – nieuniknione ryzyko operacyjne
Łukasz Boszko, doradca podatkowy i menedżer w Grand Thornton, podkreśla: – Przedsiębiorcy powinni traktować kontrole ZUS nie jako incydentalne zdarzenie, lecz jako realne ryzyko operacyjne, wymagające wdrożenia procedur zgodności, przeglądu dokumentacji kadrowo-płacowej oraz weryfikacji modeli współpracy z osobami fizycznymi. W przeciwnym razie mogą zostać narażeni nie tylko na obowiązek zapłaty zaległych składek, ale również na istotne konsekwencje finansowe.
Komentarze (0)