Wszystkie dokumenty trafiające do firm muszą przejść odpowiednią drogę. Proces ten – nazywany obiegiem dokumentów – obejmuje ich przyjęcie, uporządkowanie oraz przekazanie do odpowiedniego działu.
Zarządzanie dokumentami w firmie to ponadto konieczność dbania o ich prawidłową archiwizację jak również szybkie przekazywanie.
Prawidłowy obieg dokumentów to kwestia która pozwala na znacznie bardziej sprawne zarządzanie każdą firmą. W wielu sytuacjach to właśnie od dokumentów zależy, jakie dalsze kroki zostaną podjęte. Istotną częścią są także faktury, zarówno te wystawiane prze firmę jak też te przychodzące do firmy. Tylko właściwe zarządzanie wszystkim dokumentami daje pewność ich prawidłowego obiegu.
Odpowiednie systemy zarządzania dokumentami to w firmach dzisiaj często kwestia priorytetowa, pozwalają bowiem na prawidłowe i stosunkowo szybkie przekazywanie dokumentów.
Dokumenty przychodzące do firmy trafiają najpierw na sekretariat gdzie następuję ich rozdział do poszczególnych działów. Obecnie jednak wykorzystuje się do tego nowoczesne rozwiązania, których zadaniem jest przede wszystkim znaczne ułatwienie przeprowadzania poszczególnych procesów oraz ich przyspieszenie.
Skanowanie OCR to niezwykle duże ułatwienie, jak mowa o zarządzaniu dokumentami. Nie tylko w znacznym stopniu ułatwia i przyspiesza ich obieg, ale bardzo skutecznie także pomaga w archiwizowaniu dokumentów. Pierwszym urządzeniem, jakie w systemie wykorzystującym OCR jest potrzebne jest skaner. Oprogramowanie OCR jest w stanie przetworzy ć na formę cyfrową każdy dokument, w tym także te pisane ręcznie. Niezwykle wydajne skanery są w stanie w bardzo krótkim czasie zeskanować wiele dokumentów, które bez problemu mogą być potem przekazane dalej.
http://www.primesoft.pl/pl/funkcjonalnosci-workflow
OCR pomaga również w archiwizowaniu dokumentów jak również ich wyszukiwaniu. Wystarczy wpisać frazę znajdującą się na dokumencie aby szybko wyszukać wszystkie które ją zawierają. Oczywiście możliwości wyszukiwania jest znacznie więcej, stosuje się także wyszukiwanie po danych kontrahentów i podobne. Do archiwizowania i wyszukiwania dokumentów stosuje się także coraz częściej kody kreskowe, które pozwalają na bezbłędne i błyskawiczne wyszukanie konkretnego dokumentu.
