Rejestracja i logowanie

10 wskazówek do skanowania dokumentów, czyli jak zeskanować dokument?

Lifestyle 25-09-2019 Autor: Artykuł sponsorowany
0
10 wskazówek do skanowania dokumentów, czyli jak zeskanować dokument?
Skanowanie dokumentów jest bardzo przydatną umiejętnością, zarówno podczas pracy w biurze, jak i w domowym zaciszu na prywatne potrzeby. Wbrew pozorom zamiana dokumentu z wersji papierowej na elektroniczną jest bardzo prosta i nie wymaga specjalistycznych umiejętności.

Osoba skanująca dokument ma do wyboru tryb automatyczny, wykrywający zarówno kolor, jak i zawartość wersji papierowej dokumentu lub ustawienia predefiniowane, które mogą zostać ustalone przez użytkownika. Ma on wpływ na:

  • obraz kolorowy,
  • dokument kolorowy,
  • dokument zachowany w odcieniach szarości,
  • dokument monochromatyczny.

Aby zeskanować dokument konieczne jest posiadanie skanera i programu Acrobat, który jest obsługiwany w systemie Windows przy pomocy sterowników TWAIN i Windows Image Acquisition (WIA).

Jeżeli system Windows ma zainstalowany sterownik WIA skanera, sam plik elektroniczny może zostać stworzony przy pomocy przycisku Skanuj, który znajduje się bezpośrednio na urządzeniu.

Po naciśnięciu przycisku należy wybrać z listy aplikacji, znajdującej się na komputerze, program Adobe Acrobat. Z interfejsu Skanuj trzeba teraz wybrać skaner i Skanowanie własne lub domyślne ustawienia.

Do stworzenia formatu PDF konieczne jest wybranie polecenia Utwórz plik PDF, który znajduje się w zakładce Narzędzia. Wyświetlony zostanie interfejs Utwórz plik PDF z dowolnego formatu pliku, gdzie trzeba wybrać opcję Skaner, aby zostały wyświetlone dostępne opcje.

Porady dotyczące skanowania dokumentów znajdziecie tutaj.

skanowanie-dokumentow-1

Jak zeskanować dokument, czyli kilka wskazówek dla początkujących

Wskazówka nr 1:
Program Acrobat przewiduje skanowanie obrazów w rozdzielczości między 10 a 3000 dpi. Zdarzają się jednak wyjątki, kiedy to początkowa rozdzielczość nie powinna być mniejsza niż 72 dpi i nie większa niż 600 dpi.

Wskazówka nr 2:
Jeżeli jakość skanów jest niezadowalająca, należy wyczyścić szybę skanera, albo rolki automatycznego podajnika dokumentów. W przypadku dalszych problemów warto zresetować urządzenie i sprawdzić jego ustawienia.

Wskazówka nr 3:
Monochromatyczne obrazy są lepszej jakości, jeżeli zeskanowane zostaną z rozdzielczością 300 dpi. Rozdzielczość 150 dpi stworzy wiele błędów, a 400 i więcej dpi, znacznie wydłuży pracę skanera. Sam dokument zajmie zdecydowanie więcej miejsca na dysku. Jeżeli na skanowanym dokumencie znajduje się tekst z czcionką mniejszą niż 9 punktów, konieczne będzie zwiększenie rozdzielczości skanowania.

Wskazówka nr 4:
Aby zeskanowany dokument przybrał postać edytowalnego dokumentu należy zainstalować oprogramowanie OCR. Po uruchomieniu oprogramowania HP Scan konieczne jest odnalezienie skrótu Zapisz jako edytowalny tekst (OCR).

Wskazówka nr 5:
Kolorowe dokumenty, 24-bitowe, zeskanowane w rozdzielczości 300 dpi będą zajmowały około 25 MB. Zdarzają się też sytuacje, kiedy zeskanowany obraz osiąga wagę nawet 50 MB. Skanowanie dokumentu w rozdzielczości 600 dpi może wydłużyć pracę urządzenia nawet trzykrotnie w porównaniu do o połowę mniejszej rozdzielczości.

Wskazówka nr 6:
Jeżeli zapamiętane zostały niestandardowe ustawienia poprzednio skanowanego dokumentu, mogą one przyczyniać się do powstawania niepożądanych efektów, takich jak puste lub przycięte strony.

Wskazówka nr 7:
Jeżeli skanowany plik znajduje się na kolorowym papierze, kontrast i jasność, powinny zostać zwiększone o około 10-15%. Nie ma jednak gwarancji, że zmiana ustawień zapewni lepszą widoczność tekstu, dlatego prawdopodobnie konieczne będzie zwiększenie ustawień o jeszcze kilka procent.

Wskazówka nr 8:
Kompresja adaptacyjna związana jest z wykorzystaniem rozdzielczości 300 dpi dla obrazów RGB i tych monochromatycznych oraz 600 dpi dla dokumentów czarno-białych.

Wskazówka nr 9:
Ustawienia urządzenia nie powinny uwzględniać półtonów, ponieważ w przypadku dokumentów tekstowych mogą wywołać trudności w rozpoznawaniu tekstu. Przydają się natomiast podczas skanowania plików graficznych.

Wskazówka nr 10:
Jeżeli urządzenie posiada ręczną regulację jasności, warto przed jego użyciem odpowiednio ją ustawić. W przeciwny wypadku zeskanowane znaki mogą wyglądać niewyraźnie.


skanowanie-dokumentow-2

Skanowanie dokumentów przy pomocy urządzenia HP

W części urządzeń HP został wbudowany skaner All-in-One. W tym przypadku konieczne jest zainstalowanie pełnej wersji sterownika, który dostępny jest na oficjalnej stronie producenta. Po jego pobraniu i zainstalowaniu należy skonfigurować połączenie urządzenia z komputerem. W pakiecie instalacyjnym znajduje się oprogramowanie HP Scan, obsługujące wszystkie funkcje skanowania urządzenia.

Po wejściu na stronę producenta należy odnaleźć odpowiedni model urządzenia i w zakładce Sterownik – Oprogramowanie instalacyjne produktu, konieczne jest wybranie przycisku Pobieranie. Proces instalacyjny powinien przebiegać zgodnie z wyświetlanymi poleceniami. Na końcu konieczne będzie wybranie odpowiedniego oprogramowania. Zalecane jest skorzystanie z programu, który został wyposażony w aplikację HP Scan.

Kiedy oprogramowanie zostanie poprawnie zainstalowane można przejść do skanowania. Aby proces ten przebiegł pomyślnie należy umieścić dokument białą stroną do góry w obrębie szyby skanera i zamknąć pokrywę.

Skanowanie rozpoczyna przycisk Skanuj, który może znajdować się na urządzeniu lub na dotykowym menu. Kiedy skanowanie dokumentu zostanie zakończone, na komputerze automatycznie zostanie otworzony folder, w którym plik został zapisany.

skanowanie-dokumentow-3

Urządzenia wielofunkcyjne a wynajem drukarek

Jeszcze do niedawna urządzenia wielofunkcyjne używane były przede wszystkim w domach, ponieważ ich kompaktowe wymiary pozwalały zaoszczędzić sporo miejsca, ponieważ zamiast trzech osobnych urządzeń, użytkownik otrzymywał jedno, które pełniło wszystkie trzy funkcje.

Obecnie sprawdzają się one również w firmach, w których właściciele coraz częściej cenią sobie proste i zarazem skuteczne rozwiązania. Trzeba jednak pamiętać, że również i w tej sytuacji bardzo ważny jest wybór odpowiedniego urządzenia, które spełni oczekiwania wszystkich pracowników, a przy tym nie będzie wymagało zbyt dużej uwagi.

Wielu przedsiębiorcom zależy na uzyskiwaniu wysokiej jakości wydruków i kopii, ponieważ wpływa to na postrzeganie firmy przez klientów i partnerów biznesowych. Nie da się ukryć, że za wysokimi oczekiwaniami, niska cena urządzeń nie idzie w parze. Natomiast drukarki o wysokich parametrach są drogie zarówno w zakupie, jak i w eksploatacji.

W takiej sytuacji najkorzystniejszym rozwiązaniem okazuje się wynajem drukarek. Profesjonalni doradcy pomogą wybrać urządzenie, które najlepiej się sprawdzi w określonych warunkach, biorąc pod uwagę miesięczne zapotrzebowanie na wydruki oraz ich rodzaj.

Szczegółowe informacje na temat wynajmu drukarek znajdują się tu.

Ponadto przedsiębiorca nie będzie musiał martwić się o stan materiałów eksploatacyjnych, ponieważ firma zajmująca się dzierżawą drukarek wykorzystuje system zarządzania drukiem, dzięki któremu mogą oni na bieżąco kontrolować zarówno kondycję urządzenia drukującego, jak i pozostałą ilość tuszu lub tonera. W przypadku nagłej awarii, pracownik zewnętrznej firmy może zjawić się na miejscu wraz z potrzebnym do naprawy sprzętem, by od razu uruchomić drukarkę. Jeżeli powstałego uszkodzenia nie można usunąć na miejscu, urządzenie jest odsyłane do serwisu, a na jego miejsce dostarczane jest nowe o tych samych lub lepszych parametrach do czasu zwrócenia poprzedniego. W ten sposób nie dochodzi do przestojów w pracy drukarki, ani przeciążania innego urządzenia, co w dłuższej perspektywie niekorzystnie wpływa na jego stan techniczny.

Informacje na temat działania systemu zarządzania drukiem znajdują się tutaj.

Wynajem drukarek jest bardzo wygodnym rozwiązaniem dla współczesnych firm, które nie chcą tracić czasu na zatrudnienie dodatkowego personelu, odpowiedzialnego za sprawowanie pieczy nad urządzeniami drukującymi. Ponadto jest to doskonały sposób na zmniejszenie kosztów. Przedsiębiorca nie musi inwestować w zakup floty drukującej. Co miesiąc uiszcza wcześniej ustaloną kwotę za dzierżawę drukarek, dzięki czemu z łatwością może przewidzieć miesięczne wydatki w swojej firmie. W ten sposób zyskuje też pewność, że urządzenia w jego firmie spełniają oczekiwania pracowników, a przy tym nie są przez nich przeciążane, co z kolei wpływa na ich bezawaryjną pracę.

Stałe wsparcie techniczne zewnętrznej firmy, a także bieżące monitorowanie stanu materiałów eksploatacyjnych, pozwalają uniknąć przestojów w pracy drukarki. Ponadto na podstawie obecnego zużycia specjaliści określają miesięczne zapotrzebowanie na wydruki, dzięki czemu są w stanie odpowiednio dobrać rodzaj urządzenia.

Koszty, jakie miesięcznie będzie ponosił przedsiębiorca są ustalane indywidualnie i zależą głównie od ilości i rodzaju wynajętych drukarek, ale także miesięcznego zapotrzebowania na wydruki.

Dzierżawa urządzeń drukujących pozwala przedsiębiorcom skupić się na prowadzeniu interesów. Nie muszą oni zajmować się monitorowaniem stanu urządzeń. Warto zaznaczyć, że pozostawione bez opieki drukarki przyczyniają się do powstawania przestojów w pracy oraz przeciążania innych urządzeń. Każdy z modeli ma określoną ilość wydruków, jakie może bezpiecznie wykonać w ciągu miesiąca, jeżeli liczba ta jest notorycznie przekraczana, wpływa to na znaczne skrócenie żywotności drukarki.

Wdrożony przez specjalistów system zarządzania drukiem pozwala na błyskawiczne wykrycie wszelkich nieprawidłowości w pracy urządzenia.

Kiedy umowa najmu dobiegnie końca, przedsiębiorca może odkupić urządzenie lub wymienić je na nowsze.

Podsumowanie

Przenoszenie treści dokumentów papierowych do wersji elektronicznych znacznie ułatwiają codzienną pracę. Skanowanie dokumentów jest prostą czynnością, którą wykonać może każda osoba, która ma dostęp do skanera lub urządzenia wielofunkcyjnego, wyposażonego w skaner.

komentarze (0)
Dodaj komentarz
dodaj komentarz
Średnio co 2-3 tygodnie ktoś z forum jest zgłaszany na policję, wykrywa się ponad 80% przypadków! Większość piszących zostaje ukarana...
Czytaj także