Faktura imienna jest dowodem transakcji zachodzącej pomiędzy podmiotem gospodarczym (firmą) a osobą, która dokonuje jej dla celów prywatnych, a nie swojej działalności gospodarczej.
Sprzedaż towarów osobom fizycznym nie wiąże się z obowiązkowym wystawieniem faktury VAT, niemniej w sytuacji, gdy nabywca zwróci się z taką prośbą, sprzedawca powinien wystawić odpowiedni dokument. Podstawą prawną jest art. 106 ust. 4 Ustawy o VAT, który stwierdza brak obowiązku wystawiania faktur osobie fizycznej bez jej wyraźnego żądania.
Wspomniana ustawa o VAT w art. 106i ust. 6 wskazuje, że podatnik ma obowiązek wystawienia faktury na wyraźne żądanie klienta w określonych terminach, które liczy się dwojako. W zależności od sytuacji wydanie dokumentu musi nastąpić:
- Jeżeli żądanie wystawienia faktury miało miejsce przed końcem miesiąca, w którym nastąpiła dostawa, zakończenie wykonywania usługi lub otrzymanie całości bądź części zapłaty, to dokument powinien być wydany do piętnastego dnia licząc od dnia zgłoszenia żądania.
- Jeżeli żądanie wystawienia faktury zgłoszono w miesiącu następnym po miesiącu, w którym nastąpiła dostawa, zakończenie wykonywania usługi lub otrzymanie całości bądź części zapłaty, to dokument powinien być wydany do piętnastego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zakończono wykonywanie usługi lub wydano/dostarczono towar.
Warto jednak pamiętać, że od wyżej wspomnianej zasady braku obowiązku wystawiania faktur osobom fizycznym istnieją istotne wyjątki. Zgodnie z art. 106b ustawy o podatku VAT osoba, która prowadzi działalność gospodarczą i podlega podatkowi od towarów i usług, zobowiązana jest do wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż wysyłkową (z terytorium i na terytorium kraju) oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów. W pozostałych przypadkach, o ile kontrahent nie zwróci się z wyraźną prośbą o fakturę w terminie do 3 miesięcy, sprzedawca zobowiązany jest wprowadzić transakcję do ewidencji przez kasę fiskalną i wydania nabywcy paragonu, bez jego żądania. Jeżeli podatnik nie jest zobowiązany do posiadania kasy fiskalnej operację należy wykazać w dziennej ewidencji sprzedaży.
Porady dla przedsiębiorców dostarczył portal Faktury.pl oferujący usługę wystawiania faktur online.