Do potwierdzania obecności pracownika w pracy zobowiązuje pracodawcę Kodeks pracy. Nie ma znaczenia w tym przypadku liczba zatrudnianych przez niego osób. Konieczność sporządzania takiego dokumentu wynika ponadto z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Sposoby potwierdzania przybycia i obecności w pracy z reguły określane są w indywidualnych regulaminach przedsiębiorstw. Najczęściej jednak tworzy się listy obecności w cyklach miesięcznych z podziałem na dni robocze. Jednak mogą przybrać one różną formę.
Najważniejsze dane
Na liście obecności zawarte są dane firmy oraz okres, dla jakiego jest prowadzona. Oprócz tego znajduje się na niej miejsce na podpisy osób zatrudnionych oraz kierownika (lub innego przełożonego), których złożenie jest poświadczeniem stanu faktycznego w konkretnym dniu. Choć symbolika (czytelny podpis bądź parafka) może być dowolna, to jednak musi być zrozumiała dla wypełniających dokument oraz weryfikujących go.O tym, jak ma wyglądać potwierdzenie rozpoczęcie oraz zakończenie czasu pracy dla pracownika, decyduje pracodawca. Jeśli będzie chciał, może sporządzić dokument, w którym będą udostępnione rubryki na wpisanie dokładnych godzin wypełniania obowiązków służbowych.
Dla dobra polityki kadrowej i płacowej
Lista obecności w pracy, czyli podstawa ewidencji pracy, to dokument, bez którego trudno prowadzić politykę kadrową i płacową. Zawarte w niej informacje pozwalają nie tylko wyliczyć wynagrodzenie w danym okresie, ale i wielkość innych przysługujących świadczeń finansowych. Ponadto wykorzystuje się ją do obliczania dni urlopowych.Poza listami obecności bardzo cennymi dokumentami są karty ewidencji czasu pracy. Tylko na podstawie tych ostatnich można np. dowiedzieć się, ile de facto godzin w danym dniu przepracował pracownik. To również źródło wiedzy o godzinach nadliczbowych. Nie są to więc tożsame dokumenty kadrowe.
Na papierze, w komputerze, czy na smartfonie?
Pracodawcy mają całkowitą swobodę w zakresie wyboru sposobu potwierdzania obecności pracownika w pracy. Dlatego niektórzy z nich korzystają z formy papierowej, a część – z formularzy elektronicznych. Pierwsze nie są do końca bezpiecznym rozwiązaniem. Pracodawca musi się w tym przypadku liczyć z ryzykiem, że na tradycyjnej liście obecności podpisze się osoba, która była nieobecna w pracy lub spóźniła się danego dnia – zdarzyć się też może, że podpisze się za nią ktoś inny. Większą kontrolę w tym zakresie daje dokumentacja elektroniczna. Każdy pracowników ma wówczas przyznawany indywidualny kod rejestracyjny. Tym samym ryzyko błędu czy oszustwa jest ograniczone do minimum.E-lista obecności może być potwierdzana zarówno w komputerze, jak i w telefonie komórkowym. Jednocześnie pracodawca zyskuje szybki podgląd do niej. Poza tym tak przechowywane informacje są bezpieczne – gdyby na przykład doszło do pożaru w firmie, wszystkie dane (przechowywane najczęściej w chmurze) zostaną uratowane. Przykładowe rozwiązania można znaleźć np. na stronie inewi.pl.
Mimo iż lista obecności nie jest obowiązkowa (w przeciwieństwie do ewidencji czasu pracy), to jednak tradycja jej sporządzania jest w firmach mocno zakorzeniona. Można jednak obie rzeczy połączyć w jedno i tym samym ograniczyć ilość generowanych dokumentów.