1. Zawsze znasz lokalizację pliku elektronicznego i fizycznego.
W elektronicznym archiwum lokalizacja wszystkich dokumentów jest zapisana w systemie. Oznacza to możliwość wyszukiwania danego dokumentu — po dacie dodania go do systemu, tytule, nadawcy, a nawet słowach kluczowych. W przypadku decyzji o zachowaniu fizycznego archiwum, po wdrożeniu elektronicznego, możliwe jest również oklejanie dokumentów kodami kreskowymi. Dzięki temu można łatwo sprawdzić fizyczną lokalizacje dokumentu z poziomu systemu elektronicznego archiwum.2. Możesz po nie sięgnąć w dowolnym momencie, z dowolnego miejsca na świecie.
Elektroniczne archiwum umieszczone w chmurze docenią w szczególności osoby, które często potrzebują dostępu do pewnych dokumentów podczas delegacji lub na przykład, pracownicy firm transportowych. Inteligentne narzędzia wykorzystywane w systemie do archiwum dokumentów, pozwalają wysyłać dokumenty np. faktury kosztowe, poprzez aplikację mobilną w postaci zdjęcia, z którego tekst jest automatycznie rozpoznawany przy pomocy inteligentnych algorytmów i przesyłany do systemu.3. Nie marnujesz czasu ani pieniędzy.
Kolejną zaletą elektronicznego archiwum dokumentów jest to, że nie marnujesz cennego czasu, swojego bądź pracowników, na przeszukiwanie dokumentów. Zależnie od charakteru firmy, archiwa mogą mieścić przeróżne ich ilości. Jakkolwiek w przypadkach, gdzie jest ich co najmniej kilka tysięcy, znalezienie źle odłożonego dokumentu to nie lada wyzwanie.4. Wykluczasz zagrożenie wieloma czynnikami zewnętrznymi.
Tradycyjne archiwum dokumentów mieszczące się w fizycznym pomieszczeniu może zostać łatwo poddane czynnikom zewnętrznym. Co więcej, często siedziba archiwum, różni się od siedziby firmy, a co za tym idzie organizacja ma mniejszą kontrolę nad tym, co dzieje się w pobliżu pomieszczenia, w którym przechowywane są dokumenty. Oznacza to, że istnieje możliwość np. pożaru, zalania czy też kradzieży ważnych dokumentów. W przypadku elektronicznego archiwum umieszczonego w chmurze nie byłoby takiej możliwości.Podsumowując, elektroniczne archiwum dokumentów posiada o wiele więcej zalet od tradycyjnego. Wraz z rozwijającą się technologią, konkurencyjnością rynku, czy też zmianami klimatu, warto zastanowić się nad wdrożeniem takiego rozwiązania, ponieważ może ono zarówno uchronić firmę przed utratą danych, jak i zredukować koszty utrzymania archiwum.
